Tôi thường được hỏi về cách làm sao cho những người hướng nội (introvert) tích cực tham gia với những buổi họp của đội. Có lẽ là do tôi là một người hướng nội và viết nhiều về chủ đề này nên người ta cho là tôi biết cách. Tôi cố nhắc nhở họ rằng những người hướng nội khác cũng không giống như tôi.
Người ta thường nghĩ rằng mọi người hướng nội đều thu mình lại, thường im lặng và ít giao tiếp. Thực ra là có nhiều nhóm người hướng nội khác nhau với những mức độ thu mình lại khác nhau. Thí dụ, nếu bạn cho tôi thẩm quyền, tôi sẽ hướng dẩn buổi họp. Chẳng có gì khó khăn cả. Nhưng điều này lại không dễ chịu chút nào với những người hướng nội khác.
Lời khuyên tốt nhất của tôi cho những người lãnh đạo về việc đem mọi người dự phần với các buổi họp sẽ không phải là chú tâm đến những người hướng nội, nhưng là để ý đến mỗi người một cách khác nhau. Khi buổi họp đến chỗ sôi nổi, mỗi người sẽ có một điều gì đó để đưa ra theo cách riêng của họ. Tôi phải mất thời giờ để hiểu được đội của tôi. Một phần việc của tôi, nếu tôi hướng dẫn một buổi họp, là vào trước thời điểm buổi họp tôi cố tìm hiểu những người trong phòng họp càng nhiều càng tốt. Hãy làm đi làm lại việc này với đội “của bạn”. Nếu buổi họp có những người mà bạn không biết hay không biết nhiều, buổi họp sẽ khó khăn hơn, nhưng người lãnh đạo tốt là người học cách tìm hiểu người khác – những điều như là cách họ đáp ứng trong buổi họp, khi họ trình bày về họ và vị trí của họ trong buổi họp.
Nhưng tôi hiểu được câu hỏi về sự dự phần của họ. Nhiều người hướng nội không dự phần trong các buổi họp. Họ ấp ủ trong lòng, đặc biệt trong những buổi họp đông người. Không dễ cho chúng ta biết họ. Chính tôi cũng có lúc như vậy, đặc biệt khi tôi không ở trong vị trí là người lãnh đạo, là khi tôi phải ép mình ra khỏi bản tính hướng nội của mình – hay đó là một buổi họp có nhiều người hướng nội.
Tôi sẽ cố trả lời một vài câu hỏi về cách giúp cho những người hướng nội trở nên tích cực dự phần trong các buổi họp. Một lần nữa, cần nhớ là chúng ta không giống nhau, cho dù chúng ta cùng có tính hướng nội. Dù vậy hãy cố làm vài điều trong những điều dưới đây để xem thử chúng có giúp cải thiện sức sống động của buổi họp. Vài điều trong số này có thể giúp những người hướng nội dễ làm quyết định hơn.
Sau đây là 7 đề nghị:
[bs_smart_list_pack_start][/bs_smart_list_pack_start]
Hãy cho họ có thời giờ đáp ứng
Đây là một việc khó. Người hướng nội phản ảnh trong nội tâm nên họ chỉ đáp ứng sau khi họ đã suy xét câu trả lời của họ. Đây là một cá tính rất tốt nếu xử dụng nó đúng cách vì nó luôn có nghĩa rằng câu trả lời của họ đã được thử nghiệm trong tâm trí của họ. Họ có thể sẻ chia một số những ý kiến giá trị nhất nếu bạn cho họ thời gian để tiến hành như vậy.
Hãy hỏi những câu hỏi cụ thể và hỏi thật sớm trước buổi họp
Đem vấn đề đến và cho họ thời giờ để xử lý. Hầu hết những người hướng nội, nếu được để yên một mình, sẽ thích thú với thử thách. Nếu muốn họ nghiên cứu có hiệu quả, trước khi bắt đầu buổi họp, hãy cho họ biết những gì bạn sẽ nghiên cứu.
Hãy cho họ viết ra đáp ứng
Khi tôi biết có nhiều người hướng nội trong nhóm, tôi thường tìm cách để họ có thể viết ra đáp ứng của họ. Tôi còn cho phép họ nhắn tin hay gửi điện thư đang trong lúc họp. Tôi nhận được nhiều đề nghị tuyệt vời từ họ khi một người hướng nội không phải nói lớn.
Đừng đưa họ ra trước mặt mọi người
Nếu bạn yêu cầu họ cho một câu trả lời ngay lập tức, có lẽ bạn sẽ có một câu trả lời, nhưng đó không phải là câu trả lời tốt nhất của họ và điều này sẽ thường khiến họ khó mà dám sẻ chia lần nữa. Những người hướng nội không thích bị chỉ ra để trả lời câu hỏi. Tốt hơn là cho họ chuẩn bị trước với câu hỏi. Hãy mời những người hướng ngoại (etroverts) trả lời trước để có thời gian cho người hướng nội chuẩn bị khi đến phiên họ.
Tách họ ra khỏi những người hướng ngoại mạnh mẽ
Nếu có nhiều người hướng ngoại trong nhóm, những người hướng nội càng có khuynh hướng đóng lại sự truyền thông. Cố gắng đặt những người hướng nội vào chung một nhóm, cho họ có nhiều thời giờ và những ý tưởng kích động để kích thích cuộc thảo luận. Sau đó cho tiến trình có đủ thời gian và nội dung. Và bạn sẽ kinh ngạc.
Trao cho họ một nhiệm vụ mà họ có thể kiểm soát
Nhiều người hướng nội như tôi có thể làm được những công tác nếu đặt họ vào chỗ chịu trách nhiệm. Đó có thể là nói chuyện với một nhóm hay làm việc với một đám đông trong buổi tiệc. Khi đó là một việc có mục đích và tôi được trao trách nhiệm và có thể kiểm soát cách tôi làm, tôi sẽ làm việc giống như một người hướng ngoại (extrovert). Trước buổi họp, nếu bạn thấy họ sẵn sàng, hãy trao cho những người hướng nội một công tác mà họ sẽ chịu trách nhiệm chia sẻ.
Bày tỏ mối lưu tâm chân thành và chú tâm đặc biệt với những ý kiến của họ
Những người hướng nội, cũng như chúng ta, mong tư tưởng và ý kiến của họ được tôn trọng. Nếu muốn một người hướng nội sẻ chia nhiều hơn, hãy nhắc họ rằng họ rất là giá trị với toàn đội và những ý tưởng của họ rất cần thiết. Tốt nhất là làm điều này trước khi buổi họp bắt đầu.
[bs_smart_list_pack_end][/bs_smart_list_pack_end]
Như đã sẻ chia, tất cả chúng ta đều khác nhau. Biết về người hướng nội sẽ giúp chúng ta dễ dàng áp dụng những đề nghị này hơn. Đừng bỏ qua những ngưới hướng nội trong đội của bạn. Đừng cho rằng họ chẳng có gì để thêm vào cuộc thảo luận. Họ có đấy! Họ sẽ sẻ chia trong một cách khác. Họ không nói nhiều như một số người hay có vẻ là chẳng có nhiều ý kiến đóng góp, nhưng khi họ nói hay góp ý, họ sẽ luôn đóng góp những ý tưởng xuất sắc.
(Nguồn: churchleaders.com)
Dịch: Nguyễn Bình (BBT)